会计账簿的种类含义及其作用

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会计账簿的种类含义及其作用

依据不同的划分标准，会计账簿有不同的分类方法。

(一)按用途分类

会计账簿按照用途可以分为：序时账簿、分类账簿和备查账簿三类。

1.序时账簿

序时账簿也称日记账，在古代会计中也称为“流水账”，是根据经济业务发生或完成时间的先后顺序逐日逐笔连续登记的账簿。日记账按记录的内容不同又可分为：普通日记账和特种日记账两种。

普通日记账又称为“会计分录簿”或“原始分类簿”，它是将发生的所有经济业务，按照时间的先后顺序，编成会计分录记入账簿中。登记普通日记账只能由一个人负责，并且每笔会计记录都需要逐笔分别转记到分类账中，工作量很大。因此，目前已较少使用普通日记账。

特种日记账是按时间先后顺序专门登记某类经济业务发生情况的日记账，通常用来记录某一类比较重要的经济业务。我国的会计制度规定，那些发生频繁，要求严格管理和控制的业务，应设置特种日记账。企业都必须设置现金和银行存款日记账。

2. 分类账簿

分类账簿是对全部经济业务事项按照会计要素的具体类别而设置的分类账户进行登记的账簿。分类账簿按其反映内容的详细程度和范围可分为：总分类账簿和明细分类账簿两种。

总分类账簿简称总账，是根据总分类(一级)账户开设账户，总括反映会计主体经济业务情况的账簿。总分类账簿主要为编制会计报表提供直接数据资料，主要采用三栏式，其格式见表。

明细分类账簿又称明细分类账，简称明细账，是根据二级或明细账户设置账户，详细记录某一类经济业务情况，提供明细核算资料的账簿。明细分类账簿可采用的格式主要有：三栏式明细账(格式与三栏式总分类账相同)、数量金额式明细账和多栏式明细账等。

分类账簿是会计账簿的主体，也是编制会计报表的主要依据。

3.备查账簿

备查账簿也称辅助账簿或备查簿，是用来补充登记日记账簿和分类账簿等主要账簿中未记载或记载不全的经济业务的账簿。例如，反映企业租入固定资产的“租入固定资产登记簿”、反映为其他企业代管商品的“代管商品物资登记簿”等。备查账簿不一定在每个单位都设置，各单位根据具体需要而定。

备查账簿与序时账簿和分类账簿相比，存在以下不同之处：一是备查账簿不是根据会计科目设置的，而是根据表外科目设置的，与其他账户之间不存在密切的依存关系，登记时可能不需要记账凭证，甚至不需要一般意义上的原始凭证;二是备查账簿没有固定的格式，也不一定记录金额，更注重用文字来表述某项经济业务的发生情况和来龙去脉。

(二)按外表形式分类

会计账簿按照外表形式可以分为：订本式账簿、活页式账簿和卡片式账簿三类。

1.订本式账簿

订本式账簿是指在账簿启用之前就把账页固定装订成册，并编好页码的账簿。采用订本式账簿，有利于防止账页散失，防范非法抽换账页等舞弊行为的发生，保证账簿记录的安全、完整。但是，采用订本式账簿也存在缺点：一是由于账页序号和总数已经固定，不能增减，虽然开设账户时，凭借经验为每一账户预留好了账页，但是在使用中可能会出现某些账户预留账页不足，而另外一些账户预留账页过多的情况，所以往往会造成浪费现象。二是采用订本式账簿在同一时间里只能由一人登账，不便于会计人员分工协作开展记账，也不利于使用计算机记账。

订本式账簿主要适用于比较重要、业务量较多的账簿，如总分类账和库存现金日记账、银行存款日记账等。

2.活页式账簿

活页式账簿又称活页账，是指在启用账簿时不把账页固定装订成册，而是根据业务需要把若干张零散的账页自行组合在活页夹内的账簿。采用活页式账簿，账页不固定地装订在一起，可以根据实际需要，随时添加或减少账页，既方便由若干会计人员分工登账，也便于计算机记账，克服了订本账的缺点。但是，活页式账簿的账页容易散失或被抽换。因此，为了保证账簿的安全、完整，空白账页在使用时必须按顺序编号，保管在活页夹内，并编好目录由有关人员在账页上签章。在账簿使用完毕后，还要装订成册或予以封扎，并妥善保管。活页式账簿主要适用于明细账。

3.卡片式账簿

卡片式账簿又称卡片账，是指由若干具有一定格式的硬质卡片组成，并按一定规则编号，放置在卡片箱里，随时可以取用或增添的账簿。卡片账实际上是一种更为灵活的活页账。采用卡片式账簿的优缺点与活页式账簿基本相同。

卡片式账簿主要适用于记录内容比较复杂、业务发生次数不多的财产明细账，如固定资产明细账等。

(三)按账页格式分类

会计账簿按照账页格式可以分为：两栏式账簿、三栏式账簿、多栏式账簿和数量金额式账簿四种。

1.两栏式账簿

两栏式账簿是只有借方和贷方两个基本金额栏的账簿。普通日记账和转账日记账一般采用两栏式。

2.三栏式账簿

三栏式账簿是设有借方、贷方和余额三个基本栏目的账簿。特种日记账、总分类账以及资本、债权、债务明细账都可采用三栏式账簿。三栏式账簿又分为设对方科目和不设对方科目两种，区别是在摘要栏和借方科目栏之间是否有一栏“对方科目”。其格式与总账的格式基本相同。

3.多栏式账簿

多栏式账簿是在账簿的两个基本栏目(即借方和贷方)再按需要再分设若干专栏的账簿。收入、费用明细账一般均采用这种格式的账簿。

4.数量金额式账簿

数量金额式账簿的借方、贷方和余额三个栏目内，都分设数量、单价和金额三小栏，分别反映财产物资的实物数量和价值量。原材料、库存商品等明细账一般都采用数量金额式账簿(见下图)。

会计账簿的各种分类方法，可用上图作一归纳。

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