小企业应收货款业务及记账举例

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对商店而言，最不希望产生应收货款，即债权。产生应收货款，一定是在销售上有吸引人的地方，要么量大，要么长期要货，要么价格较高。所以，承担应收货款的风险，一定要在某个方面有所补偿。提示在对外销售商品产生应收货款时，为了保障自己的权益，避免产生不必要的纠纷和财产损失，在有客户赊账购买商品时，一是要了解客户的经济状况(如经营场地、经营能力、偿债能力、信誉等)；二是一定要签订经济合同(为此建议商店适当准备必要的合同文本和资料，以备不时之需)，来保障自身财产安全。(1)假定在5月初共有4家客户来店要求赊购商品，月底结账，他们分别是：依丽制衣厂希望赊购大米、食用油和盐，用量是3天提货一次，每次购大米400kg，单价3．20元；食用油2桶，单价82元；盐5kg，单价4．20元。星星幼儿园希望赊购雪糕，4～9月，每天购200支共4盒，单价25元。红光川菜馆希望赊购大米、食用油、酱油和白糖，要货时间为3天一次，要货量另行决定，价格随行就市。南岭西饼屋希望赊购面粉和鸡蛋，2天进一次货，面粉100kg，单价2．60元；鸡蛋15kg，单价4．40元。商店对上述4家客户经实地考查，认为具备赊购条件，遂分别签订赊购商品合同。随即，在5月份当中开始赊购商品，共发生业务及记账简述如下：①5月3日，星星幼儿园赊购雪糕4盒共200元。②5月4日，红光川菜馆赊购大米100kg，单价3．20元；花生油2桶，单价82元；白糖5kg，单价4．80元，共计货款508元。③5月4日，南岭西饼屋赊购面粉100kg，单价2．60元；鸡蛋15kg，单价4．40元，共计货款326元。④5月4日，星星幼儿园赊购雪糕4盒，共200元。⑤5月4日，依丽制衣厂赊购大米400kg，单价3·20元；食用油2桶，单价82元；盐5kg，单价4．29元，共计货款1465元。⑥5月5日，星星幼儿园赊购雪糕4盒，共200元。⑦5月6日，红光川菜馆赊购大米150kg，单价3．20元；花生油2桶，单价82元；盐5kg，单价4．20元，共计货款665元。⑧5月6日，南岭西饼屋赊购面粉100kg，单价2．6元；鸡蛋15kg，单价4．40元，共计货款326元。⑨5月6日，星星幼儿园赊购雪糕4盒，共200元。⑩5月6日，依丽制衣厂赊购大米400kg，单价3．20元；食用油2桶，单价82元；盐5kg，单价4．20元，共计货款1465元。(11)5月7日，星星幼儿园赊购雪糕4盒，共200元。以上面几天销售业务为例，一方面是记录销售业务的增加数，一方面是记录应收货款的增加数，需分别在总分类账账页的“销售收入”和“应收货款”中登记。登记应收货款时应对每一个欠账客户分别进行登记，到月底汇总应收货款总数，直到收到欠款后才冲销记录。未收到结算款的客户其欠款就在账上不作冲销。提示月底欠账数汇总后，应在合同规定时间中向欠款方催收。对超过结账期仍未付货款，却要求继续赊购商品者，应更加谨慎发货，避免造成坏账损失。(2)假定以上4家赊购户5月份赊购总额如下：①依丽制衣厂5月份共赊购大米4000㎏，单价3．20元，计12 800元；食用油20桶，单价82元，计1640元；盐50㎏，单价4．20元，计210元，共计欠款金额14 650元。②星星幼儿园从5月份开始，到月末(扣除周六、周日)赊购21天，4盒／天，单价25元，共计欠款金额2100元。③红光川菜馆共赊购大米l 000㎏，单价3．20元；花生油20桶，单价82元，计1640元，白糖50㎏，单价4．80元，计240元，共计欠款金额5 080元。④南岭西饼屋赊购面粉1 500㎏，单价2．6元，计3900元；鸡蛋30kg，单价4．40元，计132元，共计欠款金额4 032元。月底，制衣厂、幼儿园和川菜馆分别前来结清欠款，南岭西饼屋未前来结款，但来电话，欠款在下月5日前一定前来结清，因此，南岭西饼屋的应收货款数仍记录在账上。对以上假设的应收账款月底汇总数和结算业务，因未做连续业务登录，故没有做出结账的业务示范。资料坏账准备：未收回的欠款，就有收不回的可能。如果真发生欠款方倒闭、携款潜逃，应收账款就成了死账(行话叫坏账)。为了使发生的坏账对商店所造成的损失减到最低，在会计上允许采取防范措施，其中提取坏账准备就是最主要的措施之一。我国现行会计制度规定，对应收账款年末余额计提坏账准备，比例在3‰～5‰之间。提取坏账准备，现在通常简便的做法是在年底按应收账款的一定比例提出一部分，以费用开支形式进入成本；另外是用提取的准备金，积少成多，应付随时发生的坏账损失。刚颁布的《小企业会计制度》规定，小型商店同其他行业和规模的企业一样，提取坏账准备可采用的方法有：应收账款余额百分比法、账龄分析法和销货百分比法，除这三种外，小企业还可采用个别认定法。从小商店的实际情况出发，本书建议选择应收账款余额百分比法，采用这种方法关键是提取坏账准备的比例，按照现行制度的规定，小型商店可按年末应收账款余额的3‰～5‰的比例提取，到实际坏账产生时，用提取的坏账准备去弥补损失。例：商店在年末应收账款合计数为124 850元，按照4‰的比例提取坏账准备金；则年末提取的坏账准备为124850元×4‰=499．40元，记入费用账增加499．40元。同时记入“坏账准备”账上499．40元。这样，表示有一定数量坏账准备提出来了。若发生坏账时，就用提取的坏账准备冲账。如在下年度中，有350元的应收账款的债务入倒闭了，形成坏账，这时就用提取的坏账准备来弥补损失，在账页上记录“应收账款”的减少和“坏账准备”的减少。

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